Por Iris Grillo, Digital Analytics na DP6
A transformação digital é o assunto quente do momento, cada vez mais os dados vêm se transformando em um dos maiores ativos de uma companhia. No entanto, seja estruturar uma solução do início, ou reestruturar uma solução já existente, pode se mostrar um grande desafio. Falaremos a seguir sobre como a fase de planejamento é importante e pode contribuir com performance na execução do projeto, melhor resultado final e redução do tempo de implementação da solução.
Por onde começar o seu planejamento?
A melhor maneira de percorrer um trajeto, é sabendo onde se deseja chegar. Portanto, é recomendado que a fase inicial se proponha a realizar um diagnóstico dos problemas e entender as necessidades de negócio. Para isso, é necessário que sejam mapeadas todas as áreas relacionadas ao projeto, desde as áreas técnicas detentoras do conhecimento sobre a infraestrutura, até as áreas que irão consumir os dados na ponta, passando pelos times que serão responsáveis pela implementação da solução.
Tenha certeza de que os principais pontos focais estão alinhados com a existência e objetivo do projeto e aproveite para entrevistar e coletar o máximo de informações sobre seu dia a dia e necessidades, tais como: desafios de negócio, necessidades de dados, limitações técnicas, projetos vigentes que podem conflitar, sistema de gestão de cada time, considerando prazos e sprints, etc. Se preocupe em obter tanto a visão gerencial, quanto operacional desses aspectos. Neste momento, você terá também a oportunidade de expor a cada time a relevância do projeto e seus impactos para a corporação, promovendo assim maior engajamento.
Desenvolver um roteiro de perguntas poderá otimizar o processo de coleta das informações. Não se esqueça de documentar todo esse valioso material!
Este mapeamento inicial jamais será um tempo perdido, pois irá auxiliar na construção de uma solução que atenda à todas as necessidades da corporação como um todo, e, ao mesmo tempo, seja viável tecnicamente. Note que um projeto deste porte pode levar tempo, iniciar a coleta de forma desestruturada poderá resultar na priorização das frentes de forma indevida e gerar retrabalho nas implementações, ao se deparar com necessidades não previstas no decorrer do projeto.
Proposta de solução
Com todo o direcionamento coletado das áreas, é momento de analisar as informações e partir para o desenho da solução proposta. Para tal, é recomendado que se apoie nos três pilares fundamentais: Pessoas, processos e tecnologias. Pessoas alinhadas com os objetivos e capacitadas a executar os processos e operar as ferramentas. Processos que promovam a documentação e compartilhamento de informações, além de maior performance na produtividade. E tecnologias que favoreçam a comunicação, organização e operacionalização das frentes propostas.
Nesta etapa já é possível planejar quais métricas e dimensões deverão ser coletadas de maneira a responder às necessidades de negócio. O primeiro passo neste processo é definir quais são os principais objetivos macro da empresa, bem como as estratégias e táticas desenhadas pelas áreas consumidoras dos dados para alcançar tais objetivos.
Com isso bem definido, fica mais simples entender quais KPIs irão orientar as decisões e mensurar os resultados de tais táticas. Deste material, já será possível também definir as dimensões e métricas que deverão ser coletados para direcionamento de negócio.
É muito frequente que as companhias desejem coletar todos os dados possíveis em todos os ambientes. Não ceda à esta tentação! Esta prática demandará um esforço muito superior e resultará em um acúmulo desnecessário de dados que não irão gerar nenhum insight, ou valor, para a companhia e ainda resultarão em um custo adicional de armazenamento. Definir os KPIs e estruturar um modelo de mensuração de resultados, irá ajudar neste processo de priorização do que de fato deve ser coletado e como esse dados contribuirão para o direcionamento das decisões estratégicas da empresa.
Existem diversas metodologias para criar um modelo de mensuração de resultados. Este tópico por si só renderia um longo post. Neste post do Avinash Kaushik, você encontrará algumas referências e direcionamentos, caso deseje se aprofundar no assunto.
Arquitetura de ferramentas
Cada ecossistema de coleta de dados demanda o uso de ferramentas diversas, que, na maioria das vezes, serão utilizadas por diferentes áreas com os mais variados propósitos. No momento da definição da arquitetura das ferramentas e estrutura de governança dos dados, toda aquela fase inicial de entendimento das necessidades de negócio mostrará ainda mais seu valor. Pense que o esforço em revisar a estrutura de contas das ferramentas e adaptar a coleta para tal, poderá ser muito superior ao tempo despendido nas fases anteriores.
Mais do que nunca, deve-se focar em documentar os padrões definidos e compartilhá-los com os demais envolvidos no projeto. Lembre-se de que um projeto de coleta de dados atende à toda corporação, não apenas a área envolvida na sua execução, portanto é importante validar e ter certeza de que a solução proposta atende à todos e permite ganho em escala, de acordo com o crescimento da companhia.
Cronograma
Sabendo agora onde se deseja chegar com a coleta e quais são as principais necessidades da companhia, é o momento de priorizar as frentes e desenhar o cronograma de implementação. Não raramente, as empresas possuem objetivos grandiosos e muito distantes da realidade atual. Mas lembre-se que, se você começou a treinar hoje, não adianta querer completar uma maratona amanhã. Realizar a priorização de forma realista e acionável irá auxiliar a alcançar resultados em curto prazo, caminhando sempre para o seu objetivo final.
Ter um cronograma definido vai ajudar a alinhar com os times envolvidos como se dará a operacionalização, além de trazer maior foco, produtividade e ajudar na gestão das tarefas. Aproveite a definição dos prazos e se comunique com as áreas que irão consumir os dados entregues em cada etapa, garantindo assim um alinhamento das expectativas.
As áreas orientadas a dados são muito dinâmicas, e as necessidades de negócio se modificam a todo tempo. O maior desafio de estabelecer um cronograma, será garantir que ele esteja sempre atualizado de acordo com as alterações que ocorrerão nas estratégias de negócio. Por isso, é muito importante que haja um ponto focal do projeto com o objetivo de interagir com todas as áreas e realizar o follow up frequente. Sem essa comunicação, todo o planejamento inicial poderá se tornar obsoleto em alguns meses.
Outro desafio frequente é lidar com as necessidades emergenciais que se apresentam em diversas frentes. Não raramente, as prioridades são tantas que mal sabemos por onde começar. Na dúvida, olhe sempre para os objetivos principais da companhia para aquele ano. A demanda que chegou vai impactar naquele objetivo? Caso negativo, repense sua priorização.
Mesmo com tudo isso, nós sabemos que existem necessidades emergenciais que podem não possuir um impacto tão direto, mas são bastante relevantes e necessitam ser desenvolvidas dentro de um prazo específico de qualquer forma. Um exemplo frequente é a demanda vinda da área de mídia, onde é necessário mensurar campanhas de forma dinâmica; mas o mesmo pode acontecer em diversos outros casos. Ao se deparar com este cenário, pense em metodologias que permitam que essas demandas sejam atendidas, porém sem interromper o avanço do cronograma inicialmente planejado. Um método comumente usado, é a distribuição do esforço dedicado a cada frente em um percentual compatível com as necessidades. Por exemplo, alocando 20% do esforço à atividade de coleta voltada para mídia, seguindo o exemplo anterior, e 80% dedicado ao cronograma original do projeto. Dessa forma garantimos que nenhuma das frentes deixará de evoluir.
Ufa! Parece muita coisa a se pensar e estruturar antes de dar o primeiro passo na coleta dos dados. Mas, como vimos, cada etapa possui diversos benefícios que irão auxiliar no planejamento dos recursos alocados, estruturação da metodologia de comunicação interna, priorização adequada das necessidades de negócio, alinhamento de prazos e expectativas com os envolvidos, manutenção do escopo inicial do projeto e do padrão de qualidade. Se a sua empresa deseja uma solução robusta que atenda à todas as áreas e que permita ganho em escala, defenda o planejamento toda vez que a ansiedade surgir.